Функции менеджмента – это одна из вещей, которые на первый взгляд выглядят очень просто, но при детальном рассмотрении оказываются исключительно сложными. Разбираемся в том, что именно скрывается за словосочетанием "управлять бизнесом": чем занимаются руководители разных уровней, кто за что отвечает, как организовать процессы и как их автоматизировать.
Управление ≠ менеджмент
Перед тем, как говорить о функциях менеджмента, очень важно определиться с основным тезисом: управление и менеджмент – разные вещи. Их часто понимают как синонимы, но есть ключевая разница:
- Управление – это любой процесс контроля над чем-то, в нашем случае над бизнесом. Чтобы чем-то управлять, вам не обязательно в этом разбираться, достаточно иметь право выносить решения.
- Менеджмент – это систематизированный и осознанный подход к управлению. Он никогда не строится на интуиции, в основе всегда лежит чёткое понимание своих бизнес-процессов, причин и следствий тех или иных решений.
Чем больше компания, тем сложнее ей управлять. Владелец небольшой частной парикмахерской ещё может вести дела, опираясь на свою интуицию (хотя и это рискованно), а вот средний и тем более крупный бизнес при таком подходе утонут. Именно поэтому переход от "просто управления" к осознанному менеджменту – необходимый шаг в развитии любого бизнеса.
Важно: менеджментом должны заниматься не только топы, вам нужны грамотные руководители на всех уровнях, от владельца до тимлида. Только в этом случае компания будет работать эффективно. Именно поэтому вам нужна стройная система, охватывающая весь бизнес целиком.
5 основных функций менеджмента: классическая модель
Большинство специалистов по управлению сходятся во мнении, что основной костяк менеджмента составляет пять ключевых функций. Этот подход впервые систематизировал Анри Файоль, французский инженер и один из основателей современной теории управления. С тех пор модель практически не менялась, её применяют повсеместно, независимо от сферы и масштаба бизнеса.
1. Планирование
Отправная точка любого управленческого цикла. Конкретные задачи, четкие сроки, заранее продуманная последовательность действий – вот что определяет успех проекта
Этап включает в себя следующие шаги:
- постановка целей (кратко- и долгосрочных);
- анализ текущей ситуации, рисков, ресурсов;
- обозначение критериев успеха;
- разработка детального плана действий;
- делегирование конкретных задач ответственным сотрудникам.
Какие инструменты помогают:
Диаграмма Ганта, SWOT-анализ, системы планирования задач. Обычно хорошие таск-трекеры уже включают в себя все нужные менеджменту функции – например, вы найдёте все необходимые модули в составе Kickidler Project Tracking. С его помощью можно точно визуализировать предварительные планы, а потом ставить по ним задачи и отслеживать прогресс.
2. Организация
На этой стадии менеджер определяет, как именно компания будет реализовывать намеченные задачи: кто за что отвечает, как распределяются ресурсы, какая структура необходима для достижения целей.
Составляющие этапа:
- распределение ролей и обязанностей;
- назначение ответственных лиц;
- формализация (закрепление на бумаге или в системе) процессов и правил.
Совет: регулярно пересматривайте оргструктуру и распределение ролей – с ростом компании или изменением внешних условий устоявшиеся схемы могут начать тормозить работу.
3. Мотивация (руководство, лидерство)
Задачи распределены, теперь вы хотите, чтобы люди выложились для их выполнения. Для этого очень важно правильно мотивировать команду.
К этому этапу относится:
- постановка задач так, чтобы сотрудники понимали их ценность и важность;
- поддержка и развитие корпоративной культуры;
- использование различных систем поощрений и обратной связи;
- построение доверительных отношений между менеджером и командой.
Важно понимать, что премий и бонусов недостаточно – зачастую грамотно выстроенная нематериальная мотивация даёт больше. Людям нравятся возможности учиться чему-то новому и развиваться, они любят ощущать свою значимость и получать признание своих заслуг. Не пренебрегайте этим, но также помните: без хорошего материального фундамента нематериальная мотивация работать не будет.
4. Координация
Если в запущенных процессах участвует больше 2-3 человек, вам придётся задуматься о грамотной координации их усилий. Задачи, которые нужно решить:
- согласование работы разных отделов или специалистов;
- минимизация конфликтов из-за неясных границ ответственности;
- корректировка действий в режиме реального времени.
Для этого нужно грамотно распределить задачи изначально и чётко прописать, каким образом сотрудники должны взаимодействовать друг с другом: что решается в мессенджерах, что в почте, что в комментариях к таскам и т. д. Всё это – функция менеджмента.
Совет: не пренебрегайте регулярными встречами для синхронизации. Короткие совещания (дейлики, виклики, пятиминутки отделов) помогают оперативно выявлять проблемы до того, как они станут критичными.
5. Контроль
Контроль – завершающая (и при этом постоянная) функция менеджмента. Вы хотите знать, что всё идёт по намеченному плану, и, если что-то пошло не так, быстро отреагировать и внести коррективы.
Для этого нужны:
- установка чётких критериев эффективности и качества;
- мониторинг хода выполнения задач и использования ресурсов;
- сравнение фактических результатов с установленными стандартами;
- анализ отклонений и причин возникновения “узких мест”;
- принятие решений по корректировке процесса.
Чем масштабнее проект, тем сложнее закрыть все эти потребности. Если вы будете опираться на традиционные отчёты и встречи с сотрудниками, вы быстро утонете в объёме информации – особенно, если вы контролируете сразу несколько команд или отделов. Именно поэтому очень важно использовать современные системы цифровизации.
Например, связка из Kickidler и Kickidler Project Tracking позволит вам за пару минут узнать:
- какие задачи выполнены, какие сейчас в работе (и на каком этапе), какие только запланированы;
- кто за что отвечает;
- насколько продуктивно эти люди работают: кто чем занимался в ходе дня, какие задачи закрывал;
- какую продуктивность показывают разные команды и отделы;
- где возникают узкие места.
Фактически, вы получаете доступ ко всей информации о сотрудниках так, словно стоите у них за плечом – и удобные общие сводки, которые уже проанализированы системой. Заглянули в трекер – увидели, какие задачи в работе и как давно они там. Заметили, что какая-то команда не справляется, посмотрели их сводный отчёт по продуктивности: прокрастинируют? Это сразу видно. Трудятся в поте лица, но всё равно не успевают? Вы сможете посмотреть видео с их экранов (или даже трансляцию в реальном времени) и понять, где была ошибка в выстраивании процессов, что и как можно ускорить.
Вам больше не нужно заниматься сбором данных и микроменеджментом, всё это уже сделала автоматика. Вы же можете сосредоточиться на основных функциях менеджмента: оперативном и стратегическом управлении бизнесом.
Типовые ошибки в реализации функций менеджмента и как их избежать
Есть три распространённые проблемы, которые часто встречаются даже у опытных руководителей.
1. Пустой формализм
Очень часто процессы выстроены лишь на бумаге: планы составлены, инструкции написаны, оргструктура утверждена – и на этом всё кончилось. На практике сотрудники плохо ориентируются в своих задачах, решения принимаются хаотично, работают все так, как привыкли раньше, а продуктивность страдает. Зато в отчётах руководителей команд всё чисто и аккуратно, не подкопаешься, потому что никто не хочет поднимать шум.
Решение одно: регулярно сверяйте реальность с регламентами. Проверяйте, пользуются ли сотрудники инструкциями, понимают ли логику распределения задач. Вы можете делать это незаметно, с помощью системы видеомониторинга, встроенной в Kickidler. Если что-то работает не так, как задумано, вы сразу сможете увидеть проблему и исправить её.
2. Игнорирование одной или нескольких функций менеджмента
Иногда руководитель уделяет максимум внимания одной задаче (например, планированию), забывая про остальные этапы. Именно поэтому мы рекомендуем вам действовать системно: можно буквально составить чек-лист по пяти функциям менеджмента и проверять, прошли ли вы на текущем проекте каждый из шагов. Также не забывайте вовлекать в обсуждение участников команд на всех уровнях, в том числе линейном: их обратная связь даст вам более полное понимание происходящего.
3. Чрезмерный контроль и бюрократия
Большие компании часто впадают в другую крайность: каждый шаг регламентирован, утверждение задач занимает недели, а сотрудники вынуждены согласовывать каждый шаг. Такой подход приводит к выгоранию и текучести кадров – особенно ценных спецов, а также тормозит инновации.
Решение – автоматизация контроля: не отказывайтесь от наблюдения за сотрудниками, сделайте его незаметным. Kickidler поможет вам оперативно получать сведения о ходе проектов, не перегружая сотрудников лишними отчетами и бюрократическими процедурами, не создавая для них стресс.
Кто и как отвечает за выполнение управленческих функций в компании
Эффективное управление – это всегда командная работа. Невозможно переложить всю ответственность за выполнение управленческих функций только на директора или один отдел. Для устойчивого развития важно, чтобы каждый уровень структуры понимал свою роль и вносил вклад в общий успех.
Условно можно выделить пять уровней:
1. Топ-менеджмент/руководство компании
Именно здесь определяются стратегические цели и ключевые приоритеты бизнеса. На этом уровне формируется глобальный план развития, структура компании, основные правила и корпоративная культура. Топ-менеджеры задают стандарты, принимают стратегические решения и контролируют достижение больших целей.
2. Руководители среднего звена (начальники отделов, проектные менеджеры)
Они отвечают за адаптацию стратегических задач под реалии своих подразделений. Именно эти руководители координируют процессы, распределяют ресурсы, разрабатывают и внедряют процедуры мотивации и контроля для своих команд. Здесь особенно важна гибкость и умение быстро корректировать действия в зависимости от ситуации.
3. Линейные руководители и тимлиды
На уровне команд и рабочих групп ведётся непосредственное планирование мини-проектов, постановка конкретных задач, ежедневная координация и мотивация сотрудников. Именно здесь видны все острые проблемы оргструктуры, поэтому обратная связь с этого уровня часто бывает самой ценной.
4. HR-отдел и сервисные подразделения
HR-специалисты помогают выстроить процессы по укреплению культуры, развитию мотивации, внедрению инструментов обратной связи и цифрового контроля. Кроме того, они курируют онбординг сотрудников и обучение.
5. Сами сотрудники
Каждый участник команды – не только исполнитель, но и полноценный элемент системы управления. Сотрудники на местах дают вам необходимую обратную связь по эффективности процессов и могут предложить решения, которых не видно сверху, не пренебрегайте этим.
Как избежать разрывов в управлении?
На самом деле, это достаточно просто – всё, что вам нужно — это системный подход:
- Чётко пропишите зоны ответственности для всех ролей.
- Регулярно сверяйтесь по ключевым целям и приоритетам: общие синхронизации и корпоративные собрания должны стать не формальностью, а привычным инструментом.
- Отслеживайте эффективность не только сверху вниз, но и через горизонтальные оценки: собирайте мнения сотрудников и руководителей с разных уровней, анализируйте их.
В конечном счёте, эффективный менеджмент – это системная работа над всеми пятью функциями: от планирования до контроля и обратной связи. Автоматизация и цифровые решения открывают новые возможности для управленцев, но только там, где есть фундаментальные управленческие навыки и понимание ключевых ролей.
Постоянно анализируйте, совершенствуйте и осознанно подходите к процессу управления – и ваша компания не только справится с текущими задачами, но и выстроит фундамент для долгосрочного успеха. Удачи!
