Excel, почта и рабочие чаты справляются с простыми процессами. В таблице удобно вести реестр заявок или договоров, а в чате — быстро согласовать разовый вопрос.
С ростом нагрузки одна и та же заявка начинает жить в нескольких местах. Сумма указана в таблице, решение руководителя осталось в переписке, а счёт лежит в почте. Чтобы узнать статус, сотрудник пишет коллегам, а руководитель собирает отчёт вручную.
Разберём на примере закупки оборудования, как подготовить процесс к автоматизации, выбрать систему и проверить, стало ли работать проще.
Как понять, что процесс пора автоматизировать
Представим обычную закупку оборудования. Сотрудник оставляет заявку в Excel, руководитель согласовывает её в мессенджере, бухгалтерия проверяет бюджет, а закупщик оформляет заказ.
Когда заявок становится больше, цепочка даёт сбой. Руководитель согласовал закупку в чате, но закупщик об этом не знает. Заявка лежит ещё день, а сотрудник спрашивает, когда привезут оборудование.
О необходимости автоматизации обычно говорят несколько признаков:
- Сотрудники вручную переносят одинаковые данные между таблицами, документами и сервисами.
- Согласования задерживаются, потому что нет понятного маршрута и ответственных.
- Статусы задач приходится регулярно уточнять в переписке.
- Невозможно быстро выяснить, кто и когда изменил данные.
- Подготовка отчётов требует ручного сбора информации.
Если подобные ситуации повторяются каждую неделю, стоит пересмотреть организацию процесса.
С чего начать автоматизацию
-
Разберите существующий процесс
Первым делом выясните, как задача проходит от создания до завершения. Для этого достаточно ответить на пять вопросов:
- Кто запускает процесс?
- Какие данные нужны для работы?
- Кто принимает решения и на каких этапах?
- Какие действия сотрудники выполняют вручную?
- По каким признакам задача считается завершённой?
Возьмите несколько недавних заявок на закупку и пройдите их путь вместе с исполнителями. Так вы увидите, где заявка ждала решения, кто передавал её дальше и когда о ней пришлось напомнить.
Проверьте, какие согласования можно убрать. Если покупку за 5 000 рублей утверждают три руководителя, выясните, где достаточно одного решения. Затем закрепите порядок согласования в рабочем регламенте.
-
Подготовьте данные
Структуру будущей системы часто подсказывает сама таблица. В ней уже есть даты, статусы, ответственные, суммы и ссылки на документы.
Перед переносом удалите дубли, договоритесь о едином наборе статусов и решите, какие поля обязательны.
-
Определите маршрут работы
После подготовки данных нужно определить, как заявка будет двигаться между участниками. Сотрудник заполняет форму. Руководитель получает задачу на согласование. После подтверждения заявка направляется в финансовый отдел, затем — специалисту по закупкам. При отклонении заявки инициатор видит причину и может внести исправления.
Для каждого этапа желательно указать ответственного, возможные статусы и условия перехода. Если сроки критичны, добавьте напоминания о просрочке.
Сначала достаточно основного маршрута. Исключения лучше автоматизировать по мере их появления.
-
Автоматизируйте рутину
Начните с действий, которые сотрудники выполняют одинаково при каждой заявке.
После согласования система может назначить следующего исполнителя, отправить ему уведомление и сформировать документ по шаблону. Если данные нужны другому отделу, их можно передать в его систему автоматически.
Утвердить расход или разобраться с нестандартной заявкой по-прежнему должен ответственный сотрудник.
Как организовать контроль и отчётность
Когда все участники работают с общими данными, руководителю не приходится каждый раз запрашивать информацию у отделов.
В будущей системе можно настроить представления для разных ролей. Исполнитель видит назначенные ему задачи, руководитель — заявки подразделения, финансовый специалист — операции, требующие проверки бюджета.
Права доступа позволяют ограничить просмотр и редактирование конфиденциальной информации. А история изменений помогает выяснить, кто поменял статус, сумму или ответственного.
Для пилота хватит нескольких показателей. Замерьте время от подачи заявки до согласования, посчитайте просроченные заявки и те, которые вернули на доработку.
Сравните показатели до и после запуска на заявках одного типа. Спросите у команды, какие действия всё ещё приходится делать вручную. Если сотрудники продолжают заполнять старую таблицу, выясните, чего им не хватает в новой системе.
В отчётах по рабочему времени Kickidler видно, сколько времени сотрудники проводят в Excel. Сравните этот показатель у отдела закупок до и после пилота. Если в Excel ведут и другие процессы, уточните у команды, какие операции с заявками ещё выполняют в таблицах.
Какую систему выбрать для автоматизации
Подход зависит от сложности процесса и требований компании.
Excel и инструменты Microsoft 365. Подходят для небольших реестров, простых согласований и совместной работы. С помощью Power Automate можно автоматизировать часть повторяющихся действий.
Готовые бизнес-системы. CRM системы, программы для документооборота и управления проектами обычно содержат заранее настроенные процессы. Если задача типовая, такое решение часто позволяет быстрее начать работу. Ограничения становятся заметны при нестандартных маршрутах и специфических требованиях.
Индивидуальная разработка. Позволяет создать систему под особенности бизнеса, но требует бюджета на разработку, тестирование и сопровождение. Изменения тоже могут потребовать участия программистов.
Low-code платформы. Позволяют собирать собственные бизнес-приложения из готовых компонентов: каталогов, форм, карточек, сценариев автоматизации и отчётов. Подход удобен, когда готовые программы не подходят, а полноценная разработка избыточна. При выборе low-code платформы стоит заранее проверить возможности интеграции, настройки прав, ограничения производительности и стоимость сопровождения. Для некоторых сложных задач всё равно потребуется код.
Как внедрить автоматизацию без лишних затрат
Необязательно начинать с масштабного проекта. Выберите один процесс, в котором сотрудники регулярно сталкиваются с ручной работой.
Соберите минимальную версию системы: структуру данных, форму создания заявки, маршрут согласования и одну-две автоматизации. Протестируйте её на небольшой группе сотрудников. Посмотрите, какие действия вызывают сложности, где возникают задержки и каких данных не хватает.
После проверки можно подключать новые отделы, добавлять интеграции и расширять функциональность.
Где можно собрать такую систему
Для подобных задач подходит, в частности, российская low-code платформа Бипиум. Она позволяет создавать внутренние системы под процессы компании без разработки с нуля.
В Бипиуме можно настроить каталоги и связанные данные, формы заявок, маршруты согласования, автоматические уведомления, генерацию документов, права доступа и отчётность. Для обмена информацией с другими сервисами предусмотрены API и вебхуки.
К примеру, компания может начать с реестра договоров, затем добавить согласование, автоматическую подготовку документов и контроль сроков. При необходимости этот процесс можно связать с проектами, клиентами и другими внутренними системами.
Посмотреть возможности платформы и примеры решений можно на сайте Бипиума.
Начните с одного процесса и конкретной цели. Например, поставьте цель согласовывать заявки за один день вместо трёх. По результатам пилота решите, какой процесс взять следующим.
